Obbligo di fatturazione elettronica B2B: al ciclo passivo chi ci pensa?

Fatturazione elettronica B2B e ciclo passivo

Ormai manca davvero poco al 1 gennaio 2019, il momento di svolta per la fatturazione elettronica in Italia. Quali conseguenze avrà quest’obbligo per le aziende italiane?
Per noi i risvolti positivi superano quelli negativi, se non ci limitiamo ad adeguarci all’obbligo. E cogliamo invece questo momento come opportunità di ripensare i nostri processi aziendali. Perché fatturazione elettronica non significa solo fatture ai clienti. Dobbiamo considerare anche i rapporti con i fornitori.
Parliamo di fatturazione elettronica B2B e automatizzazione del ciclo passivo.

EDI, automatizzazione dei flussi, fatturazione elettronica: solo un obbligo?

Spesso le innovazioni tecnologiche entrano in azienda come un obbligo. Obbligo di adeguarsi alle richieste dei clienti. Obbligo di rispettare leggi e regolamenti dalle istituzioni. E così facendo andiamo ad aggiungere un nuovo processo agli altri già esistenti. Ci adeguiamo, spesso, senza avere il tempo di fermarci e riflettere: questa nuova tecnologia può portare dei vantaggi in azienda, oltre al fatto di non perdere il cliente o essere in regola?

L’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica B2B è il momento giusto per fermarsi e chiedersi: posso cambiare qualcosa e trarre dei benefici da questo obbligo?

Automatizzare il ciclo passivo: se non ora, quando?

Dal 1 gennaio 2019 non ci saranno alternative: tutte le fatture, sia attive che passive, dovranno passare per il Sistema di Interscambio (SdI) ed avere il formato elettronico strutturato xml. Fatture in altri formati o trasmesse su altri canali non saranno valide.

Per essere certo di continuare a lavorare, la tua prima preoccupazione sarà di adeguarti per inviare le fatture ai tuoi clienti.
In passato, potrebbe esserti già capitato di mettere al primo posto le richieste del cliente. Ad esempio, hai cercato una soluzione per automatizzare i flussi di ordini e fatture via EDI, solo per rispondere alle sue esigenze.
Forse ti sarà capitato di chiederti: ma perché non automatizzare anche lo scambio di documenti con i fornitori? Così da gestire tutto in un unico luogo e con un unico strumento, il tuo sistema ERP.
E ti sarai risposto che non era ancora il momento. Oppure che sarebbe stata un’impresa titanica riuscire a gestire tutti i diversi formati dei documenti, addirittura cartacei, dei tuoi fornitori.

Ora invece non ci sono più scuse. Tutte le fatture dei tuoi fornitori saranno disponibili in un unico formato elettronico strutturato: è il momento giusto per partire con l’automatizzazione del ciclo passivo.

 

Fatturazione elettronica B2B e ciclo passivo

Con D/b2b fatturazione elettronica puoi scambiare fatture attive e passive in formato elettronico attraverso il SdI. Si integra direttamente con il tuo sistema gestionale, senza installare alcun programma.

Maggior trasparenza, meno errori e costi

Se automatizzi la ricezione delle fatture passive con D/b2b fatturazione elettronica, le fatture approvate dallo SdI saranno direttamente disponibili all’interno del tuo sistema gestionale.
Potrai evitare così gli errori dovuti all’inserimento manuale dei dati e ottimizzare tempi e costi di gestione delle fatture passive.

Dopo questo primo passo, perché non proseguire il percorso di digitalizzazione, automatizzando l’invio degli ordini a quegli stessi fornitori? Eliminerai altre attività a basso valore aggiunto con nuovi vantaggi per la tua azienda.

E se ne avrai la necessità, potrai archiviare i tuoi documenti a norma, grazie alla collaborazione con Ifin Sistemi, partner accreditato AgID.

Come funziona D/b2b fatturazione elettronica per chi già usa D/bip?

Se già utilizzi la piattaforma D/bip, il tuo flusso EDI attivo sarà utilizzato anche per scambiare le fatture elettroniche tramite SdI. Nulla cambierà per i tuoi clienti e fornitori sia italiani che stranieri: continueranno a ricevere le fatture via EDI come ora.
Se ancora non ricevi le fatture in formato elettronico, sarà necessario definire e attivare i flussi per le fatture passive, che poi dal SdI saranno trasferite e direttamente disponibili sul tuo gestionale.

Hai ancora dei dubbi?
Scrivici.
Oppure vieni a chiarire tutte le tue domande giovedì 22/11 alle ore 16.30 con il nostro webinar. Scoprirai con DERWID e Ifin Sistemi come funziona la fatturazione elettronica B2B. Iscriviti all’evento: è gratuito.

Perché scegliere una soluzione di integrazione fornitori?

DERWID's automatic suppliers integration solution

Quanto è oneroso e impegnativo lo scambio di informazioni e documenti con i fornitori?

La tua azienda gestisce ancora manualmente l’inserimento di fatture, conferme d’ordine, bolle da parte dei fornitori? Anche l’invio degli ordini e cambi d’ordine? Molto probabilmente questo è il risultato: ritardi o errori dovuti all’inserimento manuale dei dati, lentezza nel ricevimento della merce, sovraimpiego di risorse per attività a basso valore aggiunto.

In questo articolo parleremo di integrazione fornitori o integrazione ciclo passivo: cioè di come ottimizzare e automatizzare lo scambio di informazioni con i fornitori. Analizzeremo quali sono i vantaggi e quali gli aspetti da considerare quando si valuta una soluzione di integrazione fornitori.

Perché integrare i fornitori con un sistema automatico?

Quando si parla di integrazione di flussi di documenti, di norma si pensa all’integrazione verso i propri clienti. Perché non pensare anche all’integrazione dei propri fornitori? Se è importante condividere le informazioni in modo sicuro, preciso e puntuale con i propri clienti, nell’ottica di ottimizzare i processi lo è in ugual modo verso i propri fornitori.

I fornitori possono essere grandi o piccoli, locali o stranieri: di solito ognuno utilizza il proprio canale per trasmettere i dati e il proprio formato. Integrando i fornitori con un sistema automatizzato è possibile eliminare la carta e ricevere tutti i dati da tutti i fornitori in un formato standard.

Il processo sarà automatizzato e si normalizzeranno i dati di qualsiasi forma e tipo in un unico formato standard, leggibile dal gestionale aziendale.

Un processo misurabile

Per tutte le aziende è conveniente implementare l’integrazione del ciclo passivo? È possibile capire in anticipo costi, tempistiche e ROI?

L’integrazione fornitori è un processo misurabile già in fase di pianificazione.

Analizzando il tipo e il numero di fornitori e la quantità di documenti scambiati sarà chiaro già da una prima analisi se effettivamente l’integrazione fornitori conviene e quando sarà possibile raggiungere il breakeven point.

Scambiare dati con i fornitori: processo manuale e automatico

Ottimizzare lo scambio di fatture e bolle

Come abbiamo detto, integrando i fornitori con un sistema di scambio automatico dei dati è possibile normalizzare la ricezione di dati e documenti sia amministrativi che logistici. Capiamo concretamente come potrebbe funzionare.

Prendiamo, ad esempio, la ricezione delle fatture da parte dei fornitori. Grazie al sistema automatizzato, tutti i dati delle fatture sono direttamente recepiti all’interno del gestionale, senza necessità di verifiche o processi manuali.

Lato logistica invece ad es., grazie al documento chiamato DESADV – avviso di spedizione, il magazzino è popolato automaticamente, senza che un addetto debba controllare a mano il carico dei camion e poi riportare nel sistema informatico il contenuto dei carichi in arrivo.

I vantaggi dell’integrazione fornitori

  • riduzione durata media ciclo commerciale
  • automazione attività a scarso valore
  • riduzione costi di gestione non conformità
  • riduzione errori ciclo ordine-pagamento
  • incremento qualità percepita dal cliente
  • abbattimento tempi di esecuzione dei processi

Vantaggi soluzione integrazione fornitori

Le caratteristiche di una soluzione di integrazione fornitori

Quindi, quali aspetti considerare e ritenere particolarmente importanti nel momento in cui si decide di cercare e implementare una soluzione per l’integrazione fornitori?

È importante che la soluzione sia flessibile, cioè:

  • si possa integrare con qualsiasi tipo di gestionale senza limitazioni. Anche nel caso di un eventuale cambio o aggiornamento del software gestionale in futuro, la soluzione di integrazione fornitori non deve essere un elemento di disturbo. (Per approfondire: un esempio di cambio gestionale, mantenendo la soluzione di scambio elettronico di dati)
  • si possa integrare con qualsiasi tipo di fornitore: sia che il fornitore sia una grande azienda strutturata, sia nel caso sia una piccola azienda che ancora utilizza processi manuali
  • possa gestire qualsiasi tipo di formato/trasmissione: non necessiti quindi di un formato specifico, e supporti qualsiasi tipologia di trasmissione
  • sia in grado di gestire sia le trasmissioni per ciclo attivo che per ciclo passivo, sia con clienti che con fornitori con un unico strumento.

Caratteristiche fondamentali di una soluzione di integrazione fornitori

La proposta di DERWID per integrare i fornitori

La soluzione di Business Integration di DERWID risponde a tutte le esigenze elencate sopra. Infatti è possibile integrare i flussi di documenti con i propri fornitori attraverso 3 diversi canali.

  1. EDI classico: adatta per partner che scambiano una mole consistente di dati
  2. WebEDI/portale fornitori: indicato anche per una mole di documenti minima. Permette di gestire in modo automatico molte altre informazioni, diverse dai classici documenti scambiati via EDI: ad es. è possibile gestire i resi per merce deteriorata o non conformità attraverso il portale, senza l’utilizzo di mail o telefonate
  3. Mapping tool (lettura PDF): quest’ultima modalità permette l’inserimento automatico all’interno del gestionale delle informazioni contenute in un documento in formato nativo .pdf

In base a numero, dimensioni e caratteristiche dei tuoi fornitori, oltre che alla frequenza e modalità di dati scambiati, ti proporremo la soluzione più adatta. Le tre soluzioni possono coesistere, permettendoti di integrare un maggior numero di fornitori.

Soluzione integrazione fornitori di DERWID

Oggi digitalizzare non è più una scelta. Non possiamo più chiederci se è il caso o meno di implementare un progetto di digitalizzazione, compresa l’integrazione fornitori: dobbiamo chiederci “quando”.

Desideri maggiori informazioni o richiedere una consulenza sull’integrazione fornitori nella tua azienda? Contattaci.

Scarica l’infografica completa su come scegliere una soluzione per l’integrazione dei fornitori!

Industria 4.0 e l’integrazione della supply chain

Industry 4.0 and the supply chain integration

Gestire al meglio i processi di acquisto e di vendita è fondamentale per il regolare funzionamento di un business. La chiave per ottimizzare questi processi è una soluzione per automatizzare le comunicazioni con fornitori, clienti e business partner, che permetta di integrare tutti i dati e flussi relativi alla supply chain. Ciò soprattutto considerando il contesto attuale dell’Industria 4.0.

Industria 4.0: innovazione di processi

Se pensiamo a Industria 4.0, immaginiamo subito la fabbrica – intesa come luogo in cui si produce – ora “intelligente”. Ma il concetto di Industria 4.0 va oltre a questo: si tratta di un’innovazione dei processi che coinvolge anche altre aree in azienda, e anzi, interessa non solo la singola azienda, ma anche tutti gli attori della filiera, o meglio rete.

Oggi il consumatore sta al centro. La tradizionale catena del valore evolve e diventa rete collaborativa, non più value chain ma value network, grazie al supporto delle nuove tecnologie, come l’Internet delle cose, i social media, il cloud e i big data.

Per raggiungere l’obiettivo di produrre su grande scala con una logica più flessibile, e quindi offrire prodotti sempre più personalizzati ai clienti, si cercano modi innovativi e più efficienti di produzione, ma anche per l’approvvigionamento delle materie prime. La produzione just in time e individuale della fabbrica 4.0 porta a ridurre il magazzino sia in uscita che in entrata: proprio per questo il processo di approvvigionamento delle materie prime risulta molto meno prevedibile.

L’interoperabilità tra aziende e dati scambiati in modo sicuro in tempo reale sono fondamentali per lo sviluppo di questa nuova logica collaborativa in ottica Industria 4.0. I vantaggi che ne derivano sono molti: dalla riduzione dei costi all’aumento di velocità nei processi.

La Business Integration per la supply chain

Per garantire la massima interoperabilità e automatizzare le comunicazioni, indipendentemente dal tipo di partner, dalla sua provenienza e dalle tecnologie utilizzate (formati, canali, etc.), diventa essenziale dotarsi di soluzioni affidabili e flessibili che permettano uno scambio dati sicuro, preciso e puntuale.

DERWID, con la piattaforma di business integration D/bip, offre lo strumento ideale per lo scambio elettronico sicuro di dati, un convertitore any to any adatto ad ogni tipo di formato – senza limiti.

Scambiare e gestire in modo automatizzato tutte le informazioni relative alla supply chain non sarà più un problema.

D/BIP gestisce tutte le trasmissioni sia per il ciclo attivo (con i vostri clienti) che per il ciclo passivo (con i vostri fornitori). Grazie alla gestione integrata e automatica di ordini, conferme d’ordine, avvisi di consegna, fatture e molte altre tipologie di documenti, potrete aumentare risparmi ed efficienza.

Classicamente i primi flussi automatizzati sono quelli di ordini e fatture. Grazie alla gestione integrata di ordini e fatture:

  • si eliminano i rischi del data entry
  • si ricevono gli ordini in modo rapido e documentabile
  • si automatizzano i processi di controllo prezzi
  • si elimina l’inserimento manuale dei listini
  • la fattura è verificata automaticamente rispetto ai precedenti documenti nel flusso
  • e quindi si gestiscono solo le non conformità

Gestendo in modo automatizzato anche altri documenti come conferme d’ordine, etc, l’ottimizzazione e i benefici aumentano.

Automatizzando anche il flusso per gli avvisi di consegna, è possibile migliorare la gestione dell’arrivo e scarico merci.

Infatti, con l’avviso di consegna, il mittente invia al ricevente un avviso per informarlo dell’arrivo della merce in un dato giorno, con l’elenco del materiale che sarà consegnato. Automatizzando il processo, è possibile anticipare le operazioni per la presa in carico della merce in magazzino e verificare automaticamente in base agli ordini il materiale che verrà consegnato. Inoltre, conoscendo in anticipo il dettaglio degli imballi e dei pallet, è possibile preparare in modo automatico le etichette da apporre, aggiungendo anche tutti quei dati che sono interessanti a livello di stoccaggio (lotto di produzione, scadenza, peso, volume, ecc.): così si facilita la gestione omogenea delle etichette all’interno del magazzino.

Grazie alla gestione integrata degli avvisi di consegna:

  • si anticipano le operazioni dell’addetto allo scarico, come la preparazione dello spazio in magazzino, etc.
  • si migliora la gestione etichette
  • il documento è già verificato rispetto a ordine/conferma d’ordine

Vuoi maggiori informazioni sulla nostra soluzione di business integration per la supply chain? Contattaci.