Perché scegliere una soluzione di integrazione fornitori?

Quanto è oneroso e impegnativo lo scambio di informazioni e documenti con i fornitori?

La tua azienda gestisce ancora manualmente l’inserimento di fatture, conferme d’ordine, bolle da parte dei fornitori? Anche l’invio degli ordini e cambi d’ordine? Molto probabilmente questo è il risultato: ritardi o errori dovuti all’inserimento manuale dei dati, lentezza nel ricevimento della merce, sovraimpiego di risorse per attività a basso valore aggiunto.

In questo articolo parleremo di integrazione fornitori o integrazione ciclo passivo: cioè di come ottimizzare e automatizzare lo scambio di informazioni con i fornitori. Analizzeremo quali sono i vantaggi e quali gli aspetti da considerare quando si valuta una soluzione di integrazione fornitori.

Perché integrare i fornitori con un sistema automatico?

Quando si parla di integrazione di flussi di documenti, di norma si pensa all’integrazione verso i propri clienti. Perché non pensare anche all’integrazione dei propri fornitori? Se è importante condividere le informazioni in modo sicuro, preciso e puntuale con i propri clienti, nell’ottica di ottimizzare i processi lo è in ugual modo verso i propri fornitori.

I fornitori possono essere grandi o piccoli, locali o stranieri: di solito ognuno utilizza il proprio canale per trasmettere i dati e il proprio formato. Integrando i fornitori con un sistema automatizzato è possibile eliminare la carta e ricevere tutti i dati da tutti i fornitori in un formato standard.

Il processo sarà automatizzato e si normalizzeranno i dati di qualsiasi forma e tipo in un unico formato standard, leggibile dal gestionale aziendale.

Un processo misurabile

Per tutte le aziende è conveniente implementare l’integrazione del ciclo passivo? È possibile capire in anticipo costi, tempistiche e ROI?

L’integrazione fornitori è un processo misurabile già in fase di pianificazione.

Analizzando il tipo e il numero di fornitori e la quantità di documenti scambiati sarà chiaro già da una prima analisi se effettivamente l’integrazione fornitori conviene e quando sarà possibile raggiungere il breakeven point.

Scambiare dati con i fornitori: processo manuale e automatico

Ottimizzare lo scambio di fatture e bolle

Come abbiamo detto, integrando i fornitori con un sistema di scambio automatico dei dati è possibile normalizzare la ricezione di dati e documenti sia amministrativi che logistici. Capiamo concretamente come potrebbe funzionare.

Prendiamo, ad esempio, la ricezione delle fatture da parte dei fornitori. Grazie al sistema automatizzato, tutti i dati delle fatture sono direttamente recepiti all’interno del gestionale, senza necessità di verifiche o processi manuali.

Lato logistica invece ad es., grazie al documento chiamato DESADV – avviso di spedizione, il magazzino è popolato automaticamente, senza che un addetto debba controllare a mano il carico dei camion e poi riportare nel sistema informatico il contenuto dei carichi in arrivo.

I vantaggi dell’integrazione fornitori

  • riduzione durata media ciclo commerciale
  • automazione attività a scarso valore
  • riduzione costi di gestione non conformità
  • riduzione errori ciclo ordine-pagamento
  • incremento qualità percepita dal cliente
  • abbattimento tempi di esecuzione dei processi

Vantaggi soluzione integrazione fornitori

Le caratteristiche di una soluzione di integrazione fornitori

Quindi, quali aspetti considerare e ritenere particolarmente importanti nel momento in cui si decide di cercare e implementare una soluzione per l’integrazione fornitori?

È importante che la soluzione sia flessibile, cioè:

  • si possa integrare con qualsiasi tipo di gestionale senza limitazioni. Anche nel caso di un eventuale cambio o aggiornamento del software gestionale in futuro, la soluzione di integrazione fornitori non deve essere un elemento di disturbo. (Per approfondire: un esempio di cambio gestionale, mantenendo la soluzione di scambio elettronico di dati)
  • si possa integrare con qualsiasi tipo di fornitore: sia che il fornitore sia una grande azienda strutturata, sia nel caso sia una piccola azienda che ancora utilizza processi manuali
  • possa gestire qualsiasi tipo di formato/trasmissione: non necessiti quindi di un formato specifico, e supporti qualsiasi tipologia di trasmissione
  • sia in grado di gestire sia le trasmissioni per ciclo attivo che per ciclo passivo, sia con clienti che con fornitori con un unico strumento.

 

Caratteristiche fondamentali di una soluzione di integrazione fornitori

La proposta di DERWID per integrare i fornitori

La soluzione di Business Integration di DERWID risponde a tutte le esigenze elencate sopra. Infatti è possibile integrare i flussi di documenti con i propri fornitori attraverso 3 diversi canali.

  1. EDI classico: adatta per partner che scambiano una mole consistente di dati
  2. WebEDI/portale fornitori: indicato anche per una mole di documenti minima. Permette di gestire in modo automatico molte altre informazioni, diverse dai classici documenti scambiati via EDI: ad es. è possibile gestire i resi per merce deteriorata o non conformità attraverso il portale, senza l’utilizzo di mail o telefonate
  3. Mapping tool (lettura PDF): quest’ultima modalità permette l’inserimento automatico all’interno del gestionale delle informazioni contenute in un documento in formato nativo .pdf

In base a numero, dimensioni e caratteristiche dei tuoi fornitori, oltre che alla frequenza e modalità di dati scambiati, ti proporremo la soluzione più adatta. Le tre soluzioni possono coesistere, permettendoti di integrare un maggior numero di fornitori.

 

Soluzione integrazione fornitori di DERWID

Oggi digitalizzare non è più una scelta. Non possiamo più chiederci se è il caso o meno di implementare un progetto di digitalizzazione, compresa l’integrazione fornitori: dobbiamo chiederci “quando”.

Desideri maggiori informazioni o richiedere una consulenza sull’integrazione fornitori nella tua azienda? Contattaci.

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