Warum eine digitale Lösung für die Integration von Lieferanten?

Wie zeitraubend und anspruchsvoll ist aktuell Ihr Beleg- und Informationsaustausch mit Lieferanten?

Gibt Ihr Unternehmen noch manuell Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine  ein? Und senden Sie noch Aufträge und Auftragsänderungen manuell zu?

Falls Sie beide Fragen mit “Ja” beantwortet haben, ist es sehr wahrscheinlich, dass auch bei Ihnen durch manuelle Dateneingaben Verzögerungen, Fehler oder unnötige Kosten entstehen, wie z.B. Verlangsamungen beim Wareneingang, Bindung von Ressourcen für Vorgänge mit niedrigem Mehrwert.

In diesem Artikel werden wir das Thema Lieferanten-Integration bzw. den Order-to-Payment Prozess untersuchen und zwar im Hinblick darauf, wie man den Informationsaustausch mit Lieferanten optimieren und automatisieren kann. Wir werden die Vorteile analysieren und bewerten, welche Aspekte bei der Evaluierung einer Lieferanten-Integrationslösung zu berücksichtigen sind.

Warum sollte Ihr Unternehmen Lieferanten mit einer automatisierten Lösung integrieren?

Wenn man über die Integration von elektronischen Datenflüssen spricht, denkt man meistens an die Kundenintegration. Aber man kann auch Lieferanten integrieren! Wenn Ihr Unternehmen Prozesse optimieren möchte, ist es sehr wichtig Daten sicher, genau und pünktlich mit Kunden auszutauschen. Und  das gleiche Prinzip gilt auch in Bezug auf Lieferanten.

Lieferanten können große oder kleine, lokale oder ausländische Unternehmen sein: üblicherweise benutzt jede Firma einen Übertragungskanal und ein oder mehrere Format(e), um Daten auszutauschen. Falls Sie Ihre Lieferanten durch eine automatisierte Lösung integrieren, können Sie Papierprozesse eliminieren und die Daten von allen Lieferanten in einem Standardformat erhalten.

Der Prozess wird automatisiert und Daten jedweder Formate und Arten werden in einem einzigen, vom ERP-System des Unternehmens lesbaren Format standardisiert.

Ein messbares Verfahren

Lohnt es sich für jedes Unternehmen den Order-to-Payment Prozess zu integrieren? Ist es möglich die Kosten, den Zeitrahmen und den ROI im Voraus vorherzusagen?

Die Lieferanten-Integration ist ein messbares Verfahren, bereits in der Planungsphase.

Durch eine Analyse der Lieferantentypen und -mengen und die Menge der ausgetauschten Dokumente, wird schnell klar, ob sich die Lieferanten-Integration lohnt und wann Ihr Unternehmen positive Resultate hieraus erreichen kann.

Daten mit Lieferanten austauschen: manuelles oder automatisiertes Verfahren

Den Austausch von Rechnungen und Lieferscheinen optimieren

Wie gesagt, wenn Sie Ihre Lieferanten durch ein elektronisches Datenaustauschsystem integrieren, können Sie den Erhalt sowohl von administrativen, als auch logistischen Daten und Dokumenten standardisieren. Und so funktioniert es:

Nehmen wir den Erhalt von Rechnungen Ihrer Lieferanten als Beispiel. Dank unseres automatisierten Systems werden alle in den Rechnungen enthaltenen Daten ohne irgendwelche manuellen Kontrollen oder Prozesse direkt im ERP-System registriert und verarbeitet.

Das Lager wird dank des Dokumentes DESADV – Lieferschein automatisch bedient: Manuelle Aktivitäten des Personals werden vermieden. Sie müssen nicht mehr Warenmenge und -typ bei ankommenden LKWs kontrollieren und diese Daten aufwändig im Computersystem erfassen.

Die Vorteile der Lieferanten-Integration

  • Verkürzen des durchschnittlichen Procure-to-Payment Prozesses
  • Automatisierung der Aktivitäten mit geringem Wert
  • Reduzierung der Verwaltungskosten für vom Standard abweichende Vorgänge
  • Verringerung von Fehlern innerhalb des Order-to-Payment Prozesses
  • Erhöhung der vom Kunden wahrgenommen Qualität
  • Minderung der Prozessausführungszeiten

Vorteile einer Lieferanten-Integrationslösung

Eigenschaften einer Lieferanten-Integrationslösung

Nun, welches sind somit die wichtigsten Aspekte die zu berücksichtigen sind, wenn man eine Lieferanten-Integrationslösung sucht und implementiert?

Die Lösung sollte flexibel sein und zwar:

  • Sie sollte mit jedem ERP-System integrierbar sein – ohne Einschränkung: auch wenn das ERP-System in der Zukunft aktualisiert oder gewechselt werden soll, sollte die Lieferanten-Integrationslösung kein Hindernis sein (hier mehr dazu erfahren: Ein Beispiel in dem das ERP-System gewechselt wurde, während die elektronische Datenaustauschlösung beibehalten wurde).
  • Jeden Lieferantentyp integrieren können: sowohl große, gut strukturierte Lieferanten, als auch kleinere Unternehmen die immer noch manuelle Prozesse benutzen – jede Integration ist möglich.
  • Jede Art von Formaten und Übertragungskanälen verwalten: sie sollte kein  spezifisches Format erfordern und sollte jeden Übertragungskanal unterstützen.
  • Sie sollte die Übertragungen sowohl mit Kunden als auch mit Lieferanten über eine einzelne und zentrale Schnittstelle verwalten.

 

Eigenschaften einer Lieferanten-Integrationslösung

Unser DERWID Angebot für die Lieferanten-Integration

Die DERWID Business Integration Lösung erfüllt alle oben erwähnten Anforderungen.  Dokumentenflüsse mit Lieferanten können Sie durch 3 verschiedene Wege integrieren.

  1. Klassisches EDI: geeignet für Partner, die große Datenmengen austauschen.
  2. WebEDI/Lieferantenportal: geeignet für eine nicht so große Menge von Dokumenten. Diese Lösung erlaubt es, automatisch viele Informationen auszutauschen, nicht nur die via klassisch durch EDI ausgetauschten Dokumente: z.B. können Sie Rücksendungen für beschädigte Waren oder Reklamationen über das Portal verwalten, ohne telefonieren oder eine E-Mail schreiben zu müssen.
  3. Mapping Tool (Einlesen von PDF): Diese Option ermöglicht es Ihnen, die Informationen aus einem nativen PDF-Dokument automatisiert in das ERP-System einzulesen.

Abhängig von der Anzahl, Größe und Eigenschaften Ihrer Lieferanten, sowie der Häufigkeit und Art des Datenaustausches, können wir Ihnen jederzeit die am besten geeignete Lösung anbieten. Alle 3 Lösungen können parallel eingesetzt werden, somit können Sie mehrere Lieferanten auf individuelle Art und Weise integrieren.

 

DERWID Angebot für die Lieferanten-Integration

Digitalisieren ist heutzutage mehr als nur eine Option. Die Frage ist nicht mehr „ob“ man ein Digitalisierungsverfahren z.B. in Form einer Lieferanten-Integration implementieren sollte, sondern die Frage lautet ganz einfach: „Wann?“

Möchten Sie mehr Informationen über eine Lieferanten-Integration in Ihrem Unternehmen erhalten oder Kontakt für eine Beratung aufnehmen?

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